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公司合规实务指引系列(二):企业合规与预防性法律战略
日期:2022/11/17

传统的企业对法律与合规风险的管理通常具有个案的和被动性的特点,其法务工作主要涵盖了写合同、审合同、谈判合同、解决纠纷等方面,时常扮演着“救火队员”的角色。


现代法律与合规管理则应是一种全新的、制度化的、主动式和预防性的工作模式。企业法务工作的价值,正从“灭火”向“防火”转变,在法律法规的框架内,在合法合规的前提下,保障和促进企业实现战略发展目标,为企业长期健康的盈利增长保驾护航。


本文侧重从企业法务的视角谈谈如何主动地、预防性地避免企业的法律与合规风险,从而保障企业以最低的法律与合规风险实现成功运营和利益最大化。


一、建团队定规矩,是预防性法律与合规风险管理的前提


跨境企业为了应对各个国家和地区不同的法律风险,通常都在集团总部层面设立由全球法律与合规总监直接领导的各方面法律专家组成的法律与合规部门,并在业务所在国和地区设有专业的法律与合规团队。


由于各种原因,部分企业除了设立法律与合规团队之外,还设有内部控制(内控)和风险控制(风控)团队。由于这些部门的归口管理部门不统一,工作内容有区别又有重合,且其流程不能有效地与业务流程相衔接,往往会出现各自为政、重复劳动、重复审查,致使业务部门疲于应对,难以集中精力推进业务发展,造成合规与业务脱节,合规管理制度流于形式,难以落地实施。

鉴于此,企业首先应考虑在董事会的领导下,根据实际情况有效地统筹规划、重新整合法律、合规、内控和风控团队,或至少将其整合到一个一体化的管理平台。


再则,就是对合规工作进行梳理:找出哪些必须由某一团队(例如内控团队)管理,哪些可以合并由某一团队(例如法律与合规团队)管理,哪些必须共同管理,使其有效地协同运作,形成一体化合规制度和评价体系,以避免重复劳动、重复审查,使其容易实施。


最后,在合规落实方面,领导以身作则,法务团队与各业务团队和职能团队紧密配合,各司其职,从而实现全员合规。只有这样,才能有效地保障并促进企业在各个运营所在国长期健康地盈利增长,在当今错综复杂的国际地缘政治环境中立于不败之地。


二、《中央企业合规管理办法》简析及当前主要境外合规要点


近日公布的《2021年度中国对外直接投资统计公报》显示,2021年,中国对外直接投资流量1788.2亿美元,比上年增长16.3%,连续十年位列全球前三。2021年末,中国对外直接投资存量2.79万亿美元,连续五年排名全球前三。


上述数据有力传递出中国企业走出去的趋势不仅未止步,还保持着两位数的增速。但在全球地缘政治风险加剧、企业走出去风险增加的情况下,中国企业走出去扩大经营时需要更加重视合规风险,由此,谙熟境内外合规规则与关键点,就成为企业法律和合规部门的日常必修课。


(一)企业法务需要高度关注《中央企业合规管理办法》


当前,企业法务在合规工作中要重点关注《中央企业合规管理办法》(下称“办法”,已于2022年10月1日生效),它首次将央企的合规工作提到了一个空前的高度。


虽然该“办法”在法律效力上仅适用于央企,但其对“合规、合规风险和合规管理”的定义、防控风险的目的、董事会、经理层与合规管理部门在合规方面的职责、以及合规文化和信息化建设等方面的规定,对于各种所有制的企业都是相通的。所以,无论是跨国公司,还是央企国企,甚至是民营企业,都有必要以有效防控合规风险为目的,高度重视合规工作,强化领导合规意识,建立有效的合规管理团队和合规制度,设立首席合规官并明确其权责,加强合规宣传教育,提供常态化合规培训,严肃开展监督问责,创造全员合规的企业文化、并充分利用大数据、云计算、人工智能等手段促进合规管理工作,从而系统性地防范法律与合规风险。


分条缕析“办法”,可以得到以下值得高度关注的要点:

  • 明确坚持党的领导为央企合规管理工作的原则;
  • 明确了立法目的是以有效防控企业合规风险为目的,以提升企业依法合规经营管理水平为导向,将全面覆盖、权责清晰、务实高效纳入央企合规管理工作应遵循的原则之中;
  • 明确规定了党委,董事会,经理层,合规委员会,业务及职能部门,合规管理部门,纪检监察机构和审计、巡视巡察、监督追责等部门的合规管理职责;
  • 明确了首席合规官与总法律顾问的关系,由总法律顾问兼任首席合规官,指导所属单位加强合规管理;
  • 提高了首席合规官定位,赋予首席合规官更多职权,同时明确在企业经营管理中,将合规审查前置,作为必经程序嵌入经营管理流程,首席合规官需对重大决策事项的合规审查意见签字确认;
  • 明确合规管理的重点领域为反垄断、反商业贿赂、生态环保、安全生产、劳动用工、税务管理、数据保护等;
  • 合规风险事件应对机制的规定更为健全、更具操作性,明确了重大合规风险事件发生后首席合规官、合规管理部门、相关部门协同配合的具体机制,更具有操作性;
  • 合规文化更“接地气”,规定了央企应当将合规管理纳入党委(党组)法治专题学习,推动企业领导人员强化合规意识,并建立常态化合规培训机制,制定年度培训计划,将合规管理作为管理人员、重点岗位人员和新入职人员培训必修内容;
  • 首次明确了监督问责机制,以及根据相关规定开展责任追究的职权。


(二)四类走出去企业的主要国际合规关键点


对于走出去企业,还应参照国家有关企业境外经营合规管理方面的指引,根据企业经营地的国家法律及其从事的业务类型,做好境外经营合规,使其经营活动及其员工行为不仅符合国际条约,更要符合所在国的有关法律法规、监管规定、商业惯例、道德规范以及企业依法制定的规章制度。


  • 对于在境外开展投资业务的企业,应全面掌握市场准入、贸易管制、国家安全审查、行业监管、外汇管理、反垄断、反洗钱、反恐怖融资等方面的具体要求,以确保经营活动和员工行为全面合规。
  • 对于开展对外贸易和服务业务的企业,包括跨境电商业务,应全面掌握关于贸易管制、质量安全与技术标准、知识产权保护、以及电商等方面的具体要求,关注业务所涉国家和地区开展的贸易救济调查,包括反倾销、反补贴、保障措施等调查以及数据保护方面的法律规定。
  • 对于开展对外承包工程业务的企业,应全面掌握关于招投标管理、合同管理、项目履约、劳工权利保护、环境保护、连带风险管理、债务管理、反腐败、反贿赂等方面的要求。
  • 对于在境外开展日常经营活动的企业,应全面掌握劳工权利保护、环境保护、数据与隐私保护、知识产权保护、反腐败、反贿赂、反垄断、反洗钱、反恐怖融资、贸易管制、财务税收等方面的要求,以确保经营活动全流程和全方位合规。


综上所述,涉及到国内和国外的合规工作任务繁重,挑战很多,合规成本很高,但是,由于当前大国博弈引发的地缘政治风险不断增加,国际形势复杂多变,美欧为保护各自利益加强跨境投资、出口管制、供应链、数字经济及反垄断等方面的监管,违反监管的成本注定会数倍于合规的成本。而且,不论企业当前在全球化发展方面遇到了多大困难,世界有望最终还是会重回到全球化的轨道上来的,届时中国将成为全球化的引领者,并与赞成全球化和开放型经济的国家一道,推动和践行真正的多边主义。虽然任重而道远,只要我们选择了“出海”博弈,就必须知己知彼,熟悉其法律环境、遵守其法律规定,这是我们必须完成的“家庭作业”,也只有这样,才能保障企业以最小的法律与合规风险赢得最大的战略目标和经济效益。


三、在日常实践中落实主动的和预防性的法律战略的措施


除上述国内国外合规团队和制度的建立外,企业法务与合规部门还应在日常工作中采取积极主动的、预防性的战略和实践来管理法律与合规风险,争取尽最大努力将问题消灭在萌芽之中,从“灭火”转变到“防火”,即使是某个事件超出我们的管控能力而不可避免地发生了,我们也只会容许同类的事件只发生一次,而不会重复发生。根据笔者多年的实践经验,通过如下措施可取得良好的效果:

  • 及时向企业领导介绍国内外新的适用法律法规,尤其是具有域外效力的法律法规,分析其对企业的影响,提出应对方案。
  • 定期向企业领导介绍监管部门的执法案件及其对企业的警示作用,找出本企业的风险点,提出预防或解决方案。
  • 在全球所有运营国家范围内由各业务部门和职能部门进行年度风险评估并提出减少风险的方案。
  • 部署企业的全球合规计划和政策在所在国的落地实施。
  • 起草和颁布企业在当地国家的法律与合规的政策和指南(指全球性的政策和指南没有涵盖的部分)。
  • 担任公司董事或监事,主导董事会和股东会议法律文件的起草和审阅。
  • 担任公司数据和隐私保护领导,向董事会提议数据保护团队的人员构成、组织相关培训,并担任数据保护紧急事件处理团队成员。
  • 早期参与,全程护航。对于重大项目,从战略计划阶段就参与讨论,起草并谈判各个阶段的合同协议,并在合同签署后负责作好项目前期的谈判团队与项目执行团队之间的无缝交接,以及在项目执行阶段全程参与项目,以避免小的问题演变成大的风险。
  • 审查合同风险,提供日常法律与合规咨询和建议,及时提供解决方案,助力企业实现业务目标的同时将风险最小化。
  • 站在诉讼律师的角度起草合同条款,并与团队分享经验教训,尽最大努力在合同起草阶段能避免未来可能发生的风险。
  • 总结仲裁和诉讼经验教训,修改相应的合同条款和实践作法,并与团队分享,形成集体共识和自觉行动。
  • 总结内外部调查案件的经验教训,在全公司上下进行全方位整改,以防止类似问题重复发生。对于监管部门公布的对其他公司的调查案件,也认真分析、吸取教训,有则改之无则加勉。
  • 进行法律与合规调查,与领导层一道作出处理决定,并负责处理结果的落地实施,以及争议案件的解决。
  • 加强法律与合规的宣传与培训,根据当地的业务实践和风险点设计培训资料。
  • 审查捐款、赞助协议、审批礼物和接待费用申请。
  • 对供应商和第三方合作伙伴作尽职调查、入围审批和培训。
  • 在法律与合规简报上发布新法及典型合规案件的最佳实践和教训。
  • 危机管理团队24小时在线、随时行动,其是一个由跨部门组建的应急事件管理团队,在实践中体现出无缝链接、高效处理问题和应对危机的能力。


综上所述,建立有效的法律与合规团队和合规制度,采取主动的和预防性的法律与合规战略,从“灭火”转变到“防火”,是现代企业法律与合规管理的特点和价值所在,只有这样,才能引领和促进企业实现战略发展目标,为企业长期健康的盈利增长保驾护航。


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