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卓仲半月谈第4期 | 仲裁当事人应如何理解和把握“公证送达”?
日期:2022/6/1

卓仲半月谈第4期丨仲裁当事人应如何理解和把握“公证送达”?

 

编者按


商事仲裁与商业交易相伴而生、同步发展。当事人是程序的主人,作为多元化纠纷解决机制之一,仲裁凭借其高效、灵活、便捷、保密的特点,已成为化解商事纠纷的重要方式。


卓纬律师事务所长期深耕于商事争议解决业务,在境内、跨境商事仲裁领域积累了丰富的经验。我们特别设立“卓仲半月谈”专栏,探讨、分享仲裁领域的相关问题。本专栏为半月刊,聚焦于仲裁业务的实操问题,旨在梳理实务经验、形成仲裁领域业务知识的速查手册,以飨读者。


上一期我们讨论了在仲裁程序当中,如何选择、提供受送达人有效的送达地址,并在分析部分仲裁规则和法院裁判观点的基础上,对如何确保受送达人送达地址的有效性提出了行之有效的建议。但是,合法有效的送达不仅包括将材料实际交予受送达人(或受托签收人),也包括法律或者仲裁规则对符合特定情况的送达结果拟制推定为有效的情形。本期半月谈我们将聚焦于“公证送达”这一仲裁送达方式,探讨仲裁当事人在无法实际送达时,如何实现合法、有效的“拟制送达”。

 

一、什么是仲裁公证送达?

 

仲裁公证送达一般是指,经仲裁申请人合理查询被申请人的营业地、注册地、住所地、惯常居住地或通讯地址均不能有效实际送达时,仲裁机构委托公证机构将相关仲裁文件向受送达人最后一个为人所知的营业地、注册地、住所地、惯常居住地或通讯地址进行送达,公证机构就送达过程进行全程公证并出具公证书的送达方式。

 

公证送达与留置送达、公告送达类似,均系直接送达等方式不能成功实际送达时的补充送达方式,并根据仲裁规则的规定产生“视为送达”的拟制效力。但三者仍具有以下区别:

 

1. 就适用情形而言:公告送达一般适用于受送达人下落不明的情形或者用其他方式无法送达的情形,留置送达一般用于受送达人拒绝接收的情形,公证送达则通常适用于经合理查询不能查询到其他有效送达地址的情形。

 

2. 就保密性而言:公告送达需将相关文书在报纸或者网络媒体上公示,具有公开性;留置送达则需将相关文书留在受送达人的住所,客观上亦具有被仲裁当事人以外的主体获知的可能。相比于公证送达,公告送达和留置送达实际上均不符合仲裁程序的保密性原则。

 

正因如此,很多仲裁机构仲裁规则并未将留置送达和公告送达作为可采取的送达方式予以规定(如北京仲裁委员会、上海仲裁委员会等),但仍有一些仲裁机构的仲裁规则规定可在特定情况下采取公告或者留置的送达方式。因此,如有保密性方面的考虑,我们建议仲裁当事人在此类仲裁机构提起仲裁时,可与仲裁秘书沟通,尽量避免采用留置或公告的送达方式。

 

二、司法公证送达和仲裁公证送达的比较

 

事实上,公证送达的方式不为仲裁程序所独有,民事诉讼程序亦可采用公证的方式进行送达。早在2017年,最高院和司法部就发布了《关于开展公证参与人民法院司法辅助事务试点工作的通知》(司发通〔2017〕68号),要求在北京、内蒙古、黑龙江、上海等12个省开展公证参与人民法院司法辅助事务试点工作,并将“公证参与送达”作为试点工作的一项重要内容。2019年,最高院、司法部又发布《关于扩大公证参与人民法院司法辅助事务试点工作的通知》,将这一试点工作推广至全国范围。

 

实践中,司法公证送达系由公证处接受法院的委托,按照法院提供的或公证处通过自行查询公共信息平台、联系原告等方式获取的受送达人的联系电话、地址等,与受送达人取得联系或直接进行送达。[1]因此,可将司法公证送达理解为一种特殊的“委托送达”(一般民诉法意义上的委托送达专指法院之间建立的委托送达协作机制)。

 

由此可见,公证送达之于仲裁和诉讼具有不同的运作机制,二者至少具有以下区别:

 

1. 仲裁公证送达系一种拟制送达方式,不要求实际送达,目的在于对送达的行为和过程进行保全,完成投递动作或投递后经过合理期间即“视为送达”。而诉讼公证送达则是将送达的具体工作委托给公证机关进行,公证机关工作人员仍需采取直接送达、邮寄送达等具体送达方式进行实际送达。

 

2. 仲裁公证送达以其他送达方式无法实际送达为前提,是一种最终送达手段,考虑到送达的时间将影响相关仲裁程序的期间计算,原则上同一文书以一次公证送达为限(个别特殊情况下也可能同时或先后向同一受送达人的多个地址公证送达);诉讼公证送达则不属于最终送达手段,一次送达未成功后一般仍需要采取其他方式或者向其他地址进行多次送达。[2]

 

3. 仲裁公证送达中,公证员不负有送达地址查明的义务,只需要按照仲裁机构提供的地址投递仲裁文件,地址查明义务仍在仲裁当事人;而在诉讼公证送达中,公证员有主动查明地址的职责,应发挥主观能动性,通过调取公开资料、实地考察等多种渠道和方式查找受送达人的准确送达地址。

 

三、仲裁公证送达的基本流程介绍

 

根据我们对仲裁案件的办案经验,仲裁程序中的公证送达流程一般为:

 

1. 收到邮寄方式送达失败的退件后,仲裁秘书会联系仲裁申请人,要求其书面提供其他有效的送达地址或联系方式。若提供的地址并非身份证地址或者工商注册地址,仲裁申请人可能需对地址情况作出说明。在拒收的情况下,若仲裁申请人与被申请人取得联系后,被申请人同意接收仲裁文件的,仲裁申请人可以申请仲裁机构向同一地址再次邮寄仲裁文件。

 

2. 仲裁申请人提供的其他地址均送达失败的,仲裁秘书将通知仲裁申请人。若仲裁申请人确实无法提供其他送达地址的,可书面申请向其中一个地址进行公证送达。根据仲裁规则,该地址通常为“受送达人最后一个为人所知的地址”。

 

3. 仲裁机构工作人员和一名公证员一同前往邮局,由公证员或在公证员的见证下将需要公证送达的材料向受送达人地址邮寄。

 

4. 公证机构对送达过程出具公证书,将公证书连同被退回的送达文件(送达文件或由邮局直接退回)交予仲裁机构,一般需要2周至1个月左右的时间。仲裁机构通常会在收到公证书和被退回的文件后,继续推进该案的仲裁程序。

 

5. 一次公证送达后,如无特殊情况,后续仲裁材料转寄、发送到裁决书的送达都可以直接采取公证的方式,无需再次“穷尽其他送达方式”。另,仲裁当事人无需就公证送达交纳公证费等额外的相关费用。

 

四、关于仲裁公证送达的几个问题及相关建议

 

如上一期文章所述,送达对当事人程序权利和实体权利的保障至关重要,未经合法有效的送达而进行缺席裁决将严重剥夺当事人的辩论权利,造成仲裁裁决的实质不公,当事人可据此申请撤销或不予执行仲裁裁决。但仲裁规则一般对公证送达规定得较为原则,仲裁当事人对于这一送达方式又普遍较为陌生。为此,我们根据司法实践中的相关案例和裁判观点,并结合自身的办案经验,总结了下述可能存在争议和疑惑的问题,并提出针对性建议,供读者参考。

 

问题1:如何理解“最后一个为人所知的地址”?

 

仲裁规则中通常规定,公证送达的地址为受送达人最后一个为人所知的地址。以北京仲裁委员会《仲裁规则》为例,北仲规则第71条即规定,最后一个为人所知的地址是指“最后一个为人所知的营业地点、注册地、居住地、身份证载明地址、户籍地址、当事人约定的送达地址或者其他通讯地址”。那么实践中应如何把握“最后一个为人所知”的具体含义?若当事人存在多个送达失败的地址的,应以哪一个地址作为公证送达的地址呢?

 

对此,我们理解,“最后一个为人所知的地址”具有“最后”和“为人所知”两层含义。

 

对于“最后”,不宜作绝对理解,应限缩解释为合理查询范围内的“最后”,而非客观事实上的“最后”。也即,“最后”并非意在要求仲裁当事人提供的公证送达的地址必需是客观、事实上的受送达人的“最后”一个地址。若仲裁当事人经过合理的查询仍无法获知受送达人的有效送达地址,则以其合理查询范围内的最后地址作为公证送达地址,应认为是符合仲裁规则要求的。

 

对于“为人所知”,一方面强调了仲裁当事人提供的送达地址应当有一定的依据和来源,即有相应的证据能够证明该地址是受送达人的可送达地址;另一方面,“为人所知”也暗含了公证送达的地址应具有一定的公开性或有效性,如该地址系受送达人通过工商登记、年报披露等途径主动对外公示的地址,或者该地址是由双方当事人在交易文件中明确约定的送达地址等。实践中,以受送达人的身份证地址或工商登记的注册地址为公证送达的地址的,法院一般情况下不会以送达地址错误为由裁定撤销仲裁裁决,如(2018)京民终499号、(2018)津72民特44号、(2022)京04民特116号案等。

 

此外,关于送达地址的查明义务,一般而言,根据仲裁规则,公证送达地址可以仲裁当事人查明和提供的地址为准,仲裁机构在合理注意的基础上不负有额外的查明义务。但在实践中,为确保送达程序的合法有效,仲裁秘书仍可能会对当事人提供的地址进行审查,通过翻阅案卷材料或在公开网站上进行检索等方式进行核实,并要求仲裁当事人对其提供的地址的来源、依据作出详细的说明。

 

卓仲建议:如经合理查询无法查询到有效送达地址、确需公证送达的,仲裁当事人可优先选择工商注册地址或者有效身份证件载明的住址作为公证送达的地址。若存在数个符合要求的地址的,也可尝试与仲裁秘书沟通,对多个地址进行公证送达。

 

问题2:已经搬迁新址但尚未完成工商变更登记的,公证送达应向未登记的新地址送达还是向登记的旧地址送达?

 

如上一期文章所述,当存在新地址(如新的工商登记地址、新的身份证/居住证上的地址)时,应向新地址送达。但若该新地址尚未办理变更登记,应向登记的旧地址还是未登记的新地址送达呢?(2017)京02民特353号案中,仲裁被申请人即主张仲裁申请人已知其已搬迁至新地址却故意未向仲裁机构提供,属于仲裁送达程序违反法律规定的情形。对此,仲裁申请人举证证明其在仲裁前曾两次向被申请人搬迁后的新地址寄送材料,均因“名址有误”被退回,故其有理由以注册地址作为“最后一个为人所知的地址”。法院据此驳回了仲裁被申请人的撤裁申请。

 

卓仲建议:在明知受送达人的地址发生了变更但尚未办理变更登记的情况下,建议收集、留存该地址可有效送达受送达人的证据。若该新地址并非可有效送达的地址(如此前多次寄件均被退回等)的,考虑到受送达人应自行承担迁址后未及时办理工商变更登记的不利后果,建议仍选择以送达时登记公示的旧地址作为公证送达地址。

 

问题3:实际办公地址与工商注册地址不同的,选择向实际办公地址送达还是工商注册地址送达?能否向工商注册地址以外的地址送达?

 

如前所述,实践中,向工商注册地址公证送达的,法院通常不会以送达地址错误为由裁定撤销仲裁裁决。与其他地址相比,工商登记的注册地址具有更强的公示力,相对人的信赖利益应当得到保护。而在选择其他地址作为送达地址的情况下,当事人则对其他地址的有效性有查明和证明义务。故为方便起见,亦出于效力之考虑,我们还是建议向工商注册地址进行公证送达。

 

但是,如有证据证明工商注册地址以外的其他公示地址更具时效性和送达可能性的,也可选择以其他地址作为公证送达地址。举例而言,若受送达人是私募基金管理人,除注册地址外,其还可能存在年度报告中公示的地址、中国证券投资基金业协会私募基金管理人公示信息中备案的地址等多个各不相同的地址。此时,仲裁当事人可选择各地址之一作为公证送达的地址。在(2021)京04民特761号案中,仲裁申请人即选择了最近年份的私募基金年度信息披露报告中的地址作为公证送达地址。

 

卓仲建议:如选择向工商注册地址以外的地址进行公证送达的,应注意留存该地址为受送达人的有效送达地址的相应证据。受送达人存在多个对外公示的地址时,可选取最具送达可能性的地址或公示在后的最新地址作为公证送达的地址。

 

问题4:单位涉刑导致法定代表人被采取刑事强制措施、公司被查封的,如何确定公证送达地址?

 

上一期文章我们提到,对于被羁押/监视居住的自然人,不应再向其身份证地址或户籍所在地送达,而应向其被羁押、被监视居住的地址送达。但对于公司而言,即使其法定代表人被刑拘、逮捕,即使公司的资产被查封,也均不意味着该公司丧失民事主体地位和民事行为能力,不会导致其工商注册地址失效,其工商注册地址仍为有效的送达地址。例如,在(2021)京民终936号、(2016)京02民特1号案中,法院均认为,即使公司涉刑、法定代表人被采取刑事强制措施,公司的工商注册地址仍为有效送达地址,仲裁机构按照仲裁规则的规定向其注册地址公证送达构成有效送达。

 

卓仲建议:若对方公司涉刑的,尽管其工商注册地址在法律上仍为有效送达地址,但存在无人接收材料的可能,故为避免公证送达导致程序被拖延,仲裁申请人可积极与对方公司的相关人员联系,提示、告知其及时收悉仲裁文件。若本公司涉刑的,可尽量安排相关人员在公司原址接收函件、留存有效的联系电话,以免因无人接收仲裁文件而丧失程序参与权。

 

问题5:公证送达能否采用平信的方式?

 

对于公证送达,仲裁规则一般均会规定应当采取“能提供投递记录”的方式进行送达,如邮寄、专递等方式。而“平信”是一种信用等级较低的邮寄方式,区别于挂号信的方式,平信邮寄不提供查询服务、不提供投递记录。实践中存在仲裁机构采取平信邮寄方式公证送达,受送达人对平信邮寄方式提出异议要求撤销仲裁裁决的案例,如(2021)京04民特671号案。该案中,法院认为,在仲裁机构通过特快专递的方式向仲裁申请人提供的受送达人的所有地址进行送达均被“拒收”退回的情况下,仲裁机构以公证平信送达的方式进行送达符合《仲裁规则》的相关规定,构成合法有效的送达。值得注意的是,在我们检索到的多个以平信方式公证送达的案例中,法院均未以此认为送达程序不合法进而撤销裁决。[3]

 

卓仲建议:不同的仲裁机构对公证送达的具体规定可能有所不同,故建议仲裁当事人查阅相关规则,按照仲裁规则的规定选择合适的送达方式。

 

问题6:提供的联系电话有误,是否影响公证送达的效力?

 

(2021)京04民特671号案中,受送达人以仲裁申请人提供了错误的联系电话导致其未能收到仲裁通知和文书为由,主张送达程序违反了法定程序。法院认为,依据《仲裁法》及《仲裁规则》的相关规定,“联系电话”并非进行有效送达的必要前提,仲裁机构向其“地址”进行公证送达符合《仲裁规则》的规定,属于有效送达。可见,法院审查仲裁送达是否有效时主要关注的是送达地址的有效性,即使联系电话有误,也不一定会影响送达的效力。类似观点还可见于(2021)京04民特378号案。

 

卓仲建议:在没有合同约定的联系电话等具体联系方式的情况下,可选择将受送达人工商登记的电话号码作为联系电话。此外,还可以通过查询、调取工商底档获取受送达人工商备案的公司联系人的姓名及其联系方式。

 

问题7:未向合同约定的受送达公司的指定联系人送达的,公证送达是否有效?

 

这个问题涉如下两个问题:其一,在合同约定了受送达公司的指定联系人的情况下,仲裁程序应以该指定联系人还是该公司作为受送达人?其二,受送达人为公司的情况下,是否还需要填写具体个人作为收件联系人?

 

对于第一个问题,我们理解,合同约定的指定联系人仅为公司的通讯联络人,既然公司是仲裁当事人,仲裁程序就应以公司作为受送达人,即,应向该公司的地址而非该个人的地址送达。

 

对于第二个问题,实践中的情况比较复杂。有的公司对没有具体收件人的邮件可能不予接收,此时快递公司只能将邮件退回。为避免因此发生的退件,在没有具体个人作为受送达人的收件联系人时,有的仲裁机构会在快递单上填写“受送达单位全称+法定代表人/主要负责人”,以免受送达单位以缺少实际接收人为由不予接收。此时,虽然“法定代表人/主要负责人”非为具体姓名,但受送达人以缺少收件人姓名为由主张撤销裁决的,法院通常不予支持,如(2017)京03民特67号案。

 

卓仲建议:为避免快递以具体收件人不明为由退件,可在收件人联系方式处注明公司法定代表人/主要负责人/合同约定的联系人的具体姓名及联系方式。

 

问题8:对境外当事人能否进行公证送达?

 

一般而言,受送达人是境外主体时,若向其注册地址、实际办公地址、通讯地址等联系地址均未能有效送达的,也可以进一步采取公证送达的送达方式。但考虑到国际快递的固有特点和特殊性,需注意以下事项:

 

(1)采取合理的邮递方式。部分海外地址无法经特快专递送达,需要采用航空信等其他邮寄方式,若因选择了在海外无法进行的邮递方式导致未能有效送达进而采取公证送达方式的,法院可能认为不符合仲裁规则关于送达的相关规定。相关裁判观点可见(2017)京04民特30号案。

 

(2)预留合理的在途时间。公证送达既为“视为送达”之规则,自应以最大可能送达收件人之善良方式进行。国际快递具有在途时间长、周期不可控等特点,仲裁机构在确定境外受送达人拟制收到仲裁材料的时间时,应当根据实际情况预留合理的在途时间,否则可能违反仲裁规则关于程序期限的相关规定。在(2017)京04民特30号案中,法院审查后认为,向受送达人所在地坦桑尼亚联合共和国寄送平信仅预留8天时间远远不够,不能满足《仲裁规则》所规定的“首次开庭提前20天通知当事人”的程序要求,仲裁送达工作存在程序错误,案涉裁决应予撤销。

 

注释:


[1] 参见司法部官方微信公众号文章:《放了大招也帮了大忙!“公证送达”助力司法改革》,链接:https://mp.weixin.qq.com/s/YPoeFckDWxa7ITBSjuPvrA

[2] 详见司法部官方微信公众号文章:《放了大招也帮了大忙!“公证送达”助力司法改革》,链接:https://mp.weixin.qq.com/s/YPoeFckDWxa7ITBSjuPvrA

[3] 但事实上,我国主要仲裁机构的仲裁规则均采用“投递即视为送达”的规则制定思路,这一拟制规则客观上要求公证送达方式应当至少能够查询投递记录。如北京仲裁委员会《仲裁规则》第71条第3款规定“……以邮寄、专递的方式或者能提供投递记录的其他任何方式投递给受送达人最后一个为人所知的营业地点、注册地、居住地、身份证载明地址、户籍地址、当事人约定的送达地址或者其他通讯地址,即视为已经送达”;又如中国国际经济贸易仲裁委员会《仲裁规则》第8条第3款规定“……仲裁委员会仲裁院以挂号信或特快专递或能提供投递记录的包括公证送达、委托送达和留置送达在内的其他任何手段投递给收件人最后一个为人所知的营业地、注册地、住所地、惯常居住地或通讯地址,即视为有效送达”。因此,若严格按照上述送达规则的字面意思来看,平信邮寄是否适用于仲裁公证送达,可能还有进一步商榷的空间。


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